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Equipe SeABD participa do Curso de Tramitação de Documentos da UFSCar

A estagiária em Biblioteconomia e Ciência da Informação da Seção de Acesso a Base de Dados da Biblioteca Comunitária (SeABD/BCo/UFSCar) participou, no dia 21 de outubro de 2010, do curso de Tramitação de Documentos, oferecido pela Secretaria Geral de Informática (SIN/UFSCar), curso que teve por objetivo apresentar aos colaboradores da Universidade Federal de São Carlos (UFSCar) o Sistema Trâmite.

O sistema está na UFSCar a aproximadamente um ano e e tem por objetivo possibilitar a tramitação de processos e documentos dentro da UFSCar. Atualmente só armazena e controla registros e informações referenciais sobre os documentos (autor, titulo, data, revisão etc.)

Futuramente a SIN pretende fazer a abertura de processos em formato digital on-line e disponibilizar o documento propriamente dito, além das informações referenciais. Nem todos os setores da universidade conhecem e utilizam este sistema, pelo fato de estar em teste, porém a meta é que todos os setores utilizem o sistema, a fim de padronizar as informações e agilizar e aprimorar o serviço dentro da UFSCar.

Outras vantagens do uso do sistema são: facilidade de localização dos processos e documentos tais como ofícios e pareceres; redução das duplicações de documentos; padronização de documentos; maior agilidade na busca e recuperação de documentos e processos.

O sistema já é utilizado através do link, e por meio do link teste.

Para acessá-lo deve-se ter um login e senha, que são respectivamente o CPF e a senha utilizada no Progradweb, Nexus, Proexweb, todos os servidores e estagiários da UFSCar possuem acesso a esse sistema, outras informações sobre senha encontra-se no link do sistema.

No sistema é possível fazer cadastro de processos, em que necessita de informações básicas como o número, a sigla do setor para qual será enviado e no qual está recebendo. A partir do momento em que um processo está em trâmite ele não poderá mais ser excluído. É possível verificar em que situação o mesmo se encontra e onde ele está localizado, desde que o setor que receber este documento passe as informações para o sistema.

Da mesma maneira, ocorre com outros documentos, é necessário primeiramente verificar se já não está cadastrado, caso não esteja, basta cadastrar colocando as informações básicas como data, número (oficio, pareceres) e outras que forem solicitadas.

O essencial deste sistema é que todos os setores mantenham as informações atualizadas para que possa haver resultados satisfatórios em relação a localização e a situação de cada documento.